Решение задачи
1. Что включает в себя понятие «документ»? 2. Назовите современные виды носителей информации. 3. Чем отличается документ личного происхожден...
Условие:
- Что включает в себя понятие «документ»?
- Назовите современные виды носителей информации.
- Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
- Что понимается под полифункциональностью документа?
- Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок?
- Назовите основные задачи делопроизводства.
Решение:
1. Понятие "документ" включает в себя любую фиксированную информацию, представленную на материальном носителе, которая имеет юридическую силу или используется для передачи, хранения и получения информации.
2. Современные виды носителей информации включают:
- Бумажные документы (книги, журналы, письма и т.д.);
- Электронные документы (файлы на компьютере, электронная почта, веб-страницы и т.д.);
- Оптические диски (CD, DVD, Blu-ray);
- Флеш-накопители (USB-флешки);
- Облачное хранилище (Google Диск, Dropbox и т.д.);
- Магнитные носители (магнитные ленты, жесткие диски и т.д.).
3. Документ личного происхождения отличается от официального документа следующими особенностями:
- Личный документ содержит информацию, относящуюся к конкретному лицу, например, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о рождении и т.д., в то время как официальный документ относится к деятельности организации или государства, например, устав, приказ, протокол и т.д.
- Личный документ имеет личное значение для владельца, в то время как официальный документ имеет юридическую силу и используется для официальных целей.
- Личный документ обычно имеет ограниченный доступ и используется только владельцем, в то время как официальный документ может быть доступен для широкого круга лиц.
4. Под полифункциональностью документа понимается его способность выполнять различные функции в процессе передачи, хранения и получения информации. Документ может быть использован для фиксации, передачи, хранения, поиска, контроля и управления информацией.
5. Основные блоки функций документа включают:
- Фиксация информации: документ фиксирует информацию на материальном носителе, делая ее доступной для последующего использования.
- Передача информации: документ может быть передан от одного лица или организации к другому для обмена информацией.
- Хранение информации: документ может быть сохранен для долгосрочного хранения и последующего доступа к информации.
- Поиск информации: документ может быть использован для поиска и извлечения нужной информации.
- Контроль информации: документ может использоваться для контроля и отслеживания информации, например, через систему регистрации и учета документов.
- Управление информацией: документ может быть использован для управления информацией в рамках организации или государства, например, через разработку и реализацию документооборота и делопроизводства.
6. Основные задачи делопроизводства включают:
- Регистрация и учет документов: создание и поддержка системы регистрации и учета документов для обеспечения их контроля и отслеживания.
- Обработка и классификация документов: организация и систематизация документов в соответствии с установленными правилами и процедурами.
- Хранение и сохранность документов: обеспечение безопасного и надежного хранения документов для их долгосрочного сохранения.
- Поиск и предоставление документов: обеспечение доступа к необходимым документам в установленные сроки и с минимальными затратами.
- Уничтожение и архивирование документов: осуществление процедур по уничтожению устаревших документов и архивированию документов, имеющих историческую или юридическую ценность.
Похожие работы
Попробуй и другие функции
Решения по другим предметам
А
Б
В
М
П
С
Т
Э