Напиши конспект этого текста
Документальные информационные системы
Основные понятия и определения
Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО
9001-2015).
Информационная система – совокупность взаимосвязанных элементов, предназначенных для сбора, хранения, обработки и передачи информации с целью достижения определенных задач.
Документальная информационная система (ДИС) – это информационная система, специально разработанная для управления документами в организации. Она включает в себя все процессы, связанные с созданием, регистрацией, хранением, поиском и использованием документов.
Основные функции ДИС:
1. Регистрация документов – процесс присвоения уникального идентификатора каждому документу, что позволяет удобно идентифицировать и отслеживать его в системе.
2. Хранение документов – систематическое и организованное сохранение документов в электронном или бумажном виде с целью обеспечения их доступности и сохранности.
3. Поиск и доступ к документам – возможность быстрого и удобного поиска и получения нужной информации из документов, а также контроля доступа к ним.
4. Обработка документов – включает в себя различные процессы, такие как создание, редактирование, утверждение, согласование и передача документов.
5. Управление жизненным циклом документов – систематическое управление всеми этапами жизненного цикла документа, включая создание, использование, хранение, архивирование и уничтожение.
6. Архивирование и уничтожение документов – процессы, связанные с переносом документов из активного использования в архив и их последующим уничтожением в соответствии с установленными правилами и сроками хранения.
Преимущества использования ДИС:
1. Увеличение эффективности работы – автоматизация процессов управления документами позволяет сократить время на поиск и обработку информации, улучшить координацию и совместную работу сотрудников.
2. Снижение риска потери и повреждения документов – электронное хранение документов обеспечивает их сохранность и защиту от физических повреждений, а также позволяет создать резервные копии для предотвращения потери информации.
3. Улучшение контроля и безопасности – ДИС позволяет установить гибкие права доступа к документам, контролировать и отслеживать их использование, а также обеспечить конфиденциальность и защиту информации.
4. Сокращение затрат на бумажные носители и хранение – электронное хранение документов позволяет сократить расходы на бумагу, печать и аренду помещений для хранения бумажных архивов.
5. Улучшение доступности и мобильности – электронная форма документов позволяет быстро и удобно получать доступ к информации из любого места и в любое время.
Исследования показывают, что использование ДИС способствует повышению эффективности работы организации, сокращению времени на выполнение задач, снижению затрат и улучшению контроля над документами. Однако, перед внедрением ДИС необходимо провести анализ и оценку потребностей организации, разработать соответствующую стратегию и обеспечить обучение сотрудников.